Referenzen aus dem Mittelstand
Ergebnisse, die man nicht in Präsentationen, sondern im Alltag merkt
Unsere Projekte beginnen mit einem konkreten Engpass und enden erst, wenn der neue Ablauf im Betrieb funktioniert. Die folgenden Beispiele zeigen, wie unterschiedlich Automatisierung aussehen kann – und warum jedes Projekt eine eigene Struktur braucht.
Neue Anfrage
ERP-Sync
Workflow aktiv
DATEV
Zeit gespart
14 h/Woche
KI sortiert
42 E-Mails
Vier Beispiele, vier Ausgangslagen, vier unterschiedliche Lösungen
Eine Referenzseite sollte nicht nur Logos zeigen. Entscheidend ist, ob ein Projekt vorher ein echtes Problem hatte, nachher messbar besser lief und so dokumentiert wurde, dass der Kunde damit weiterarbeiten kann.
MetallTech GmbH · Maschinenbau
Vom manuellen Angebotsprozess zu einem digitalen Vertriebsfluss
- −85 % Bearbeitungszeit
- ROI nach vier Monaten
- 100 % Versionssicherheit
Ausgangslage
Der Vertrieb arbeitete mit CRM, ERP und Word-Vorlagen, aber kein System kannte den vollständigen Vorgang. Angebote dauerten bis zu drei Tage, Rückfragen häuften sich und die Geschäftsführung hatte keine belastbare Sicht auf offene Chancen.
Umsetzung
Wir haben Produktdaten aus dem ERP, Kundendaten aus dem CRM und Freigaben in einem Workflow zusammengeführt. Angebote werden heute automatisch vorbereitet, versioniert und nach Freigabe als PDF verschickt. Ausnahmen bleiben sichtbar, Routine verschwindet.
„Unsere Vertriebler sprechen wieder mit Kunden statt mit Vorlagen. Das war der eigentliche Gewinn.“
Vivacom Handels · E-Commerce
Retouren werden automatisch klassifiziert und an die richtigen Teams verteilt
- +42 % Durchsatz
- 3 Tage schnellere Erstattung
- 99,2 % Trefferquote im Pilot
Ausgangslage
Das Lager musste jede Retoure manuell prüfen, kategorisieren und im Shop-System nachpflegen. Kunden warteten auf Rückerstattungen, das Team arbeitete mit Rückstau und der Support konnte kaum Auskunft geben.
Umsetzung
Ein KI-gestützter Klassifikationsprozess erkennt Retourengründe, schlägt Folgeschritte vor und übergibt die Entscheidung an Shop, Zahlungsanbieter und Logistik. Unsichere Fälle landen weiterhin beim Team – aber sauber vorsortiert.
„Wir hatten KI erwartet und bekamen vor allem Ordnung im Prozess. Genau das hat den Unterschied gemacht.“
Westlog Spedition · Logistik
Carrier-Portale verschwinden aus dem Alltag der Disposition
- −92 % Eingabefehler
- +30 % Volumen ohne Mehrpersonal
- Tracking 24/7
Ausgangslage
Disponenten erstellten Frachtbriefe in mehreren Portalen, kopierten Sendungsnummern zurück und beantworteten Statusanfragen manuell. Jeder Auftrag war klein, aber die Summe blockierte Wachstum.
Umsetzung
Über eine zentrale Middleware werden Carrier automatisch angesprochen, Frachtbriefe erzeugt und Trackingdaten in ein Kundenportal übertragen. Die Disposition arbeitet nur noch an Ausnahmen, nicht mehr an Standardaufträgen.
„Der Auftragsboom wäre ohne Automatisierung ein Personalproblem geworden. Heute ist er beherrschbar.“
Praxisverbund Lindenhof · Gesundheit
Patientenkommunikation ohne dauerhaft klingelndes Telefon
- −60 % Telefonate
- −45 % No-Shows
- mehr Ruhe am Empfang
Ausgangslage
Terminbestätigungen, Rezeptanfragen und Rückfragen liefen fast vollständig telefonisch. Medizinische Fachangestellte wurden ständig unterbrochen und Patienten erreichten die Praxis nur mit Wartezeit.
Umsetzung
Wir haben einen DSGVO-konformen Assistenten für wiederkehrende Anfragen, Erinnerungen und strukturierte Übergaben an das Praxisverwaltungssystem aufgebaut. Kritische Anliegen werden weiterhin priorisiert an Menschen übergeben.
„Das System ersetzt niemanden. Es sorgt dafür, dass unser Team wieder für Patienten da sein kann.“
Nicht die Branche entscheidet, sondern der Reifegrad des Prozesses
Ein Maschinenbauer, ein Händler und eine Praxis haben auf den ersten Blick wenig gemeinsam. In der Prozessrealität ähneln sich die Muster aber stark: Informationen kommen unsauber an, werden mehrfach übertragen, verschwinden in Postfächern und tauchen erst wieder auf, wenn jemand nachfasst.
Deshalb starten wir jedes Projekt mit derselben Frage: Wo entsteht Reibung, die jeden Tag wiederkommt? Danach unterscheiden sich die Lösungen stark. Manchmal ist es ein Workflow, manchmal eine Schnittstelle, manchmal ein KI-Baustein und manchmal die Entscheidung, einen Prozess zuerst zu vereinfachen, bevor Technik eingesetzt wird.
Diese Arbeitsweise sorgt dafür, dass Projekte nicht wie Schablonen wirken. Die Struktur ist klar, aber die Umsetzung passt zum Betrieb, zum Team und zu den vorhandenen Systemen.
Typische Ergebnisfelder
- Schnellere Durchlaufzeiten
- Weniger manuelle Eingaben
- Klare Verantwortlichkeiten
- Bessere Datenqualität
- Messbare Entlastung
- Dokumentierte Übergabe
„Referenzen sind nur dann wertvoll, wenn sie zeigen, was sich im Unternehmen wirklich verändert hat.“
Grottendieck Consulting · Projektmaßstab
120+
umgesetzte Abläufe
85k+
Stunden jährlich gespart
40+
KMU begleitet
4,2 Mio.
Effizienzpotenzial gehoben
Sie möchten wissen, wie so ein Ergebnis in Ihrem Betrieb aussehen könnte?
Beschreiben Sie kurz den Prozess, der aktuell am meisten Zeit kostet. Wir geben Ihnen im Erstgespräch eine konkrete Einschätzung, ob Automatisierung, KI oder Integration der richtige Hebel ist.